Sistem Kearsipan Dalam Menunjang Efisiensi Kerja Pada PT.PLN Sektor Tello Maksar

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.
Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokuman secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut.
Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat mamperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manejemen kearsipan pada khususnya.
Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahauan sangat dibutuhkan dalam suatu unit pengelolaan kearsipan. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik – baiknya.
Namun pada kenyatannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pendangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai terebut kurang menyadai akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang efektifitas suatu pekerjaan.
Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai faktor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. Dan juga harus diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum manunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Dan parahnya, ini tidak dijadikan sebagai hal yang penting untuk debenahi.
Keperluan akan pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran.

1.2 Masalah Pokok
Membahas pengelolaan kearsipan secara keseluruhan merupakan hal yang sangat luas cakupannya. Oleh karena itu penulis marasa perlu untuk membatasi pokok permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimanakah penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. PLN (persero) Sektor Tello Makassar ?
2. Faktor – faktor apakah yang dapat mempangaruhi efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor ?
3. Apakah penilaian dari pemeliharaan arsip dapat melestarikan informasi yang terkandung di dalam arsip agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan ?
4. Masalah – masalah apakah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip pada PT. PLN (persero) Sektor Tello Makassar ?



1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan Skripsi Minor ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui gambaran tentang penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. PLN (persero) Sektor Tello Makassar .
2. Untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas pangelolaan kearsipan pada suatu kantor.
3. Untuk mengetahui tentang penilaian dari pemeliharaan arsip dapat melestarikan informasi yang terkandung dalam arsip agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan.
4. Untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip pada PT. PLN (persero) Sektor Tello Makassar.

1.4 Metode Penelitian
Dalam menyusun Skripsi Minor ini, perlu adanya metode atau pedoman yang menjadi dasar dalam pengambilan bahan atau data yang relevan dengan judul.
Oleh karena itu dalam menganalisa data, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut :
1. Penelitian kepustakaan (Library Research) yaitu data yang penulis peroleh dari perusahaan dengan cara membaca buku-buku, literatur-literatur dan artikel-artikel yang erat hubungannya dengan masalah yang akan dibahas dalam penyusunan Skripsi Minor ini.
2. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu penulis langsung malakukan penelitian pada PT. PLN Sektor Tello Makassar dengan menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :
a. Teknik Observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap beberapa hal yang berhubungan erat dengan materi penulisan skripsi ini.
b. Teknik Interview, yaitu wawancara langsung terhadap beberapa staf yang dianggap dapat memberikan informasi atau data yang diperlukan.

1.5 Lokasi Penelitian
PT. PLN (persero) UNIT SEKTOR TELLO Makassar terletak di timur kota Makassar, tepatnya di Jalan Urip Sumoharjo pada wilayah kecamatan Tello. PT. PLN (persero) Unit Sektor Tello yang lataknya tidak pada pusat kota cukup strategis, dimana aktivitas utama PT. PLN (persero) Unit Sektor Tello adalah melakukan produksi untuk menghasilkan daya listrik bertegangan tinggi, sehingga aktivitas tersebut tidaklah terlalu manggangu masyarakat yang bermukim di kota Makassar pada khususnya. Meskipun tidak berada di pusat kota, namun lokasi ini dapat dijangkau dengan mudah olah transportasi umum maupun pribadi karena berada dekat dengan jalan raya.

1.6 Sistematika Pembahasan
Untuk dapat memudahkan melihat dan memahami apa yang dibahas dalam Skripsi Minor ini , maka penulis menguraikan dalam lima bab sebagai berikut :
BAB I : Pendahuluan yang menguraikan tentang Latar Belakang Masalah Pokok Penelitian, Tujuan dan Kegunaan Penelitian, Metode Penelitian, Lokasi Penelitian dan Sistematika Pembahasan.
BAB II : Landasan teori yang mengemukakan tentang Pengertian Kearsipan, Pengertian Manajemen Kearsipan, Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis, Pengertian Manajemen Arsip In Aktif, Fungsi Kearsipan, Penyusutan Arsip dan Perlindungan arsip.
BAB III : Gambaran umum objek penelitian yang mengetengahkan Perkembangan Singkat PT. PLN Sektor Tello Makassar, Struktur Organisasi dan Mekanisme Kerja.
BAB IV : Hasil dan Pembahasan, yang membahas mengenai Penyimpanan dan Penyusutan Arsip, Pemakaian dan Pemeliharaan Arsip Dalam Menunjang Efisiensi Kerja di Kantor PT. PLN Sektor Tello Makasar, serta Permasalahan Yang Dihadapi dan Upaya Pemecahannya.
BAB V : Penutup yang terdiri atas Simpulan dan Saran-saran.

File Selengkapnya.....

Baca Selengkapnya...

Standar Mutu Pengawas Dalam Peningkatan Kinerja Pada Ditjen Pendidikan Depdiknas

BAB I PENDAHULUAN

Masalah pokok pendidikan kita dewasa ini adalah peningkatan mutu pada setiap jenis, jenjang dan jalur pendidikian. Oleh sebab itu, pemerintah menetapkan delapan standar nasional pendidikan yakni: (1) standar isi, (2) standar proses, (3) standar kompetensi lulusan, (4) standar pendidik dan tenaga kependidikan, (5) standar sarana dan prasarana, (6) standar pengelolaan, (7) standar pembiayaan, dan (8) standar penilaian pendidikan (PP. No. 19 Tahun 2005). Standar nasional pendidikan sebagaimana dikemukakan di atas, pada hakekatnya menjadi arah dan tujuan penyelenggaraan pendidikan. Dengan kata lain, standar nasional pendidikan harus menjadi acuan sekaligus kriteria dalam menetapkan keberhasilan penyelenggaraan pendidikan.
Salah satu standar yang dinilai paling langsung berkaitan dengan mutu lulusan adalah standar pendidik dan tenaga kependidikan. Untuk dapat mencapai mutu pendidikan yang diinginkan, tenaga pendidik atau guru dituntut memiliki kualifikasi akademik dan kompetensi sebagai agen pembelajaran. Kualifikasi akademik ditunjuk¬kan dengan ijazah dan atau sertifikat keahlian yang relevan dengan kualifikasi mini¬mal sarjana (S1) pada setiap jenis dan jenjang pendidikan. Sedangkan kompetensi tenaga pendidik mencakup kompetensi pribadi, pedagogik, sosial dan kompetensi profes¬sional.
Selain tenaga pendidik, peningkatan mutu pendidikan juga menuntut adanya tenaga kependidikan yang memadai. Tenaga kependidikan yang ada dan memerlukan pembinaan dan pengembangannya pada saat ini terdiri atas: (1) tenaga kepala sekolah, (2) tenaga pengawas, (3) tenaga laboran/teknisi, (4) tenaga perpustakaan dan (5) tenaga tata usaha. Tenaga ke¬pendidikan di atas terutama tenaga laboran, tenaga perpustakaan dan tata usaha kurang mendapat perhatian dalam hal pembinaan dan pengembangannya dibandingkan dengan tenaga pendidik. Sedangkan tenaga kepala sekolah dan tenaga pengawas sudah ada dan sudah berfungsi di setiap jenis dan jenjang pendidikan, walaupun pembinaan dan pengembangan secara akademik masih belum terpola dan berkesinambungan.
Tenaga pengawas TK/SD, SMP, SMA dan SMK merupakan tenaga kependidikan yang peranannya sangat penting dalam membina kemampuan profesional tenaga pendidik dan kepala sekolah dalam meningkatkan kinerja sekolah. Pengawas sekolah berfungsi sebagai supervisor baik supervisor akademik maupun supervisor manajerial. Sebagai supervisor akademik, pengawas sekolah berkewajiban untuk membantu kemampuan profesional guru agar guru dapat meningkatkan mutu proses pembelajaran. Sedangkan sebagai supervisor manajerial, pengawas berke-wajiban membantu kepala sekolah agar mencapai sekolah yang efektif. Pembinaan dan pengawasan kedua aspek tersebut hendaknya menjadi tugas pokok pengawas sekolah. Oleh sebab itu tenaga pengawas harus memiliki kualifikasi dan kompetensi yang lebih unggul dari guru dan kepala sekolah. Peranan pengawas hendaknya menjadi konsultan pendidikan yang senantiasa menjadi pendamping bagi guru dan kepala sekolah dalam meningkatkan mutu pendidikan. Lebih dari itu kehadiran pengawas harus menjadi agen dan pelopor dalam inovasi pendidikan di sekolah binaannya. Kinerja pengawas salah satunya harus dilihat dari kemajuan-kemajuan yang dicapai oleh sekolah binaannya. Dalam konteks itu maka mutu pendidikan di sekolah yang dibinanya akan banyak tergantung kepada kemampuan profesional tenaga pengawas.
Kondisi saat ini kualifikasi dan kompetensi pengawas belum sebagaimana yang diharapkan. Di beberapa daerah para pengawas menyatakan bahwa wawasan akademik dirinya berada di bawah guru dan kepala sekolah sebab mereka tidak pernah disentuh dengan inovasi yang terjadi. Temuan di lapangan dari pengawas yang hampir mewakili semua propinsi, menunjukkan tenaga pengawas kurang diminati sebab rekruitmen pengawas bukan karena prestasi tetapi semacam tenaga buangan dari kepala sekolah dan guru atau tenaga struktural yang memperpanjang masa pensiun. Kualifikasi pendidikan para pengawas umumnya sarjana (S1) namun masih ada yang belum sarjana terutama pengawas TK/SD, dan yang berpendidikan sarjana pun bidang ilmunya masih ada yang kurang relevan dengan bidang kepengawasannya. Usia rata-rata pengawas cukup tua yakni 52 tahun dengan rata-rata masa kerja sebagai PNS 25 tahun. Sedangkan masa kerja menjadi pengawas rata-rata 6 tahun. Jenjang karir pengawas masih kurang jelas dan tidak berjalan sebagaimana mestinya. Pembinaan dan pengembangan kemampuan profesional tenaga pengawas boleh dikatakan tidak ada baik berupa Diklat kepengawasan, penataran khusus pengawas, seminar, lokakarya dan kegiatan ilmiah lainnya. Bahkan dalam kegiatan penataran/pelatihan guru, pelatihan kepala sekolah dan kegiatan akademik lainnya pengawas tidak pernah dilibatkan. Tugas pokok yang rancu bahkan di beberapa daerah menempatkan pengawas bukan lagi sebagai supervisor akademik dan manajerial. Selain itu daya dukung kurang menunjang untuk melaksanakan tugas kepengawasan satuan pendidikan. Biaya operasional/rutin untuk melaksanakan tugas kepengawasan tidak memadai terlebih lagi untuk pengawasan di daerah terpencil. Pengawas juga kurang diberikan penghargaan sebagaimana tenaga pendidik seperti adanya guru teladan dan penghargaan lainnya.
Atas dasar itu, maka Direktorat Tenaga Kependidikan, Ditjen PMPTK sebagai institusi baru di lingkungan Depdiknas menaruh perhatian terhadap pembinaan dan pengembangan tenaga pengawas dalam kerangka peningkatan mutu pendidikan pada jenjang pendidikan dasar dan menengah. Pembinaan dan pengembangan tenaga pengawas dimulai sejak rekruitmen dan seleksi, tugas pokok dan fungsinya, kualifikasi dan kompetensi, pembinaan dan pengembangan karir, penghargaan dan perlindungan, kesejahteraan serta aspek-aspek lainnya sampai kepada pemberhentian dan hak pensiun. Pembinaan dan pengembangan aspek di atas mutlak diperlukan agar dapat meingkatkan citra dan wibawa akademik tenaga pengawas sehingga dapat melaksanakan tugas dan fungsinya sebagai supervisor akademik dan supervisor manajerial demi tercapainya peningkatan mutu sekolah. Pada sisi lain Direktorat Tenaga Kependidikan memandang perlu melakukan pemetaan tenaga pengawas saat ini serta kebutuhan tenaga pengawas di masa mendatang. Dalam konteks inilah Direktorat Tenaga Kependidikan meluncurkan sejumlah program dan kegiatan untuk meningkatkan mutu tenaga pengawas satuan pendidikan/sekolah. Salah satu programnya dituangkan dalam tulisan ini.
Isi tulisan ini menjelaskan program peningkatan standar mutu tenaga pengawas sekolah/satuan pendidikan yang terdiri atas sebelas bab. Bab I pendahuluan yang menguraikan kemengapaan peningkatan mutu tenaga pengawas dilakukan. Bab II berisi hakekat kepengawasan yang menjelaskan arti pengawas dan pengawasan. Bab III berisi tugas pokok dan fungsi. Bab IV berisi kualifikasi, rekruitmen dan seleksi. Bab V berisi kompetensi dan sertifikasi. Bab VI berisi kinerja dan hasil kerja. Bab VII berisi pembinaan dan pengembangan karir. Bab VIII berisi Pendidikan dan Latihan. Bab IX berisi penghargaan dan perlindungan. Bab X berisi pemberhentian dan pensiun. Bab XI penutup.
Naskah ini diharapkan menjadi bahan dan rujukan bagi siapapun yang tugasnya berkaitan dengan peningkatan mutu pendidikan khususnya pada pendidikan dasar dan menengah.

File Selengkapnya.....

Baca Selengkapnya...

Kualitas Pelayanan Publik di Unit Pelayanan Terpadu (UPT) Kabupaten Jember (teses) -- No Bab I

BAB II KERANGKA KONSEPTUAL

1. Pelayanan Publik
Pelayanan publik dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan.
Sebagaimana telah dikemukakan terdahulu bahwa pemerintahan pada hakekatnya adalah pelayanan kepada masyarakat. Ia tidaklah diadakan untuk melayani dirinya sendiri, tetapi untuk melayani masyarakat serta menciptakan kondisi yang memungkinkan setiap anggota masyaraakat mengembangkan kemampuan dan kreativitasnya demi mencapai tujuan bersama (Rasyid, 1998). Karenanya birokrasi publik berkewajiban dan bertanggung jawab untuk memberikan layanan baik dan profesional.
Pelayanan publik (public services) oleh birokrasi publik tadi adalah merupakan salah satu perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat di samping sebagai abdi negara. Pelayanan publik (public services) oleh birokrasi publik dimaksudkan untuk mensejahterakan masyarakat (warga negara) dari suatu negara kesejahteraan (welfare state). Pelayanan umum oleh Lembaga Administrasi Negara (1998) diartikan sebagai segala bentuk kegiatan pelayanan umum yang dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah di Pusat, di Daerah dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara/Daerah dalam bentuk barang dan atau jasa baik dalam rangka upaya kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pelayanan publik dengan demikian dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan.
Sementara itu, kondisi masyarakat saat ini telah terjadi suatu perkembangan yang sangat dinamis, tingkat kehidupan masyarakat yang semakin baik, merupakan indikasi dari empowering yang dialami oleh masyarakat (Thoha dalam Widodo, 2001). Hal ini berarti masyarakat semakin sadar akan apa yang menjadi hak dan kewajibannya sebagai warga negara dalam hidup bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Masyarakat semakin berani untuk mengajukan tuntutan, keinginan dan aspirasinya kepada pemerintah. Masyarakat semakin kritis dan semakin berani untuk melakukan kontrol terhadap apa yang dilakukan oleh pemerintahnya.
Dalam kondisi masyarakat seperti digambarkan di atas, birokrasi publik harus dapat memberikan layanan publik yang lebih profesional, efektif, sederhana, transparan, terbuka, tepat waktu, responsif dan adaptif serta sekaligus dapat membangun kualitas manusia dalam arti meningkatkan kapasitas individu dan masyarakat untuk secara aktif menentukan masa depannya sendiri (Effendi dalam Widodo, 2001). Arah pembangunan kualitas manusia tadi adalah memberdayakan kapasitas manusia dalam arti menciptakan kondisi yang memungkinkan setiap anggota masyarakat mengembangkan kemampuan dan krativitasnya untuk mengatur dan menentukan masa depannya sendiri.
Pelayanan publik yang profesional, artinya pelayanan publik yang dicirikan oleh adanya akuntabilitas dan responsibilitas dari pemberi layanan (aparatur pemerintah). Dengan ciri sebagai berikut :

File Selengkapnya.....

Baca Selengkapnya...